„Just-in-time“ – princip učení, díky kterému zaměstnance vyškolíte jen tehdy, když zrovna potřebujete

Princip „just-in-time“ se původně používal při plánování výroby, ale později jej převzali školitelé ve firmách a začali jej používat při vzdělávání zaměstnanců. „Just-in-time“ je zpravidla typ online školení, který bychom mohli přeložit jako „vzdělávání pro okamžité použití“. A jak název vypovídá, umožňuje zaměstnancům dohledat si relevantní informaci právě v okamžik, kdy ji potřebují.

Že to zní moc teoreticky a že si neumíte představit, jak „just-in-time“ učení vlastně vypadá v praxi? Je možné, že vaše firma, stejně jako celá řada společností, tento princip už nyní nevědomky využívá. Může se například jednat o databázi s technickým popisem produktu, kam se prodejce na prodejně podívá v momentě, když o něj jeví zájem zákazník. Nebo je to soubor online školení ve formě videí, ve kterých si pracovníci mohou dohledat návod, jak řešit problém, se kterým se právě potýkají.

Jaké má princip „just-in-time“ výhody pro vzdělávání ve vaší firmě

Proč by vás ale měl princip vzdělávání „just-in-time“ vůbec zajímat? A proč byste se měli snažit jeho prvky zakomponovat do L&D strategie vaší firmy? Existuje hned několik pádných důvodů:

• Nezahlcujete zaměstnance nadbytečnými informacemi. V rámci “just-in-time” školení si pracovníci nezahlcují paměť a pracovní kapacitu nadbytečnými informacemi. Místo toho si dohledávají jen ta data, která jsou pro ně v danou chvíli skutečně relevantní. Musí například všichni uživatelé interního IT systému ve firmě procházet všemi zdlouhavými školeními? Není lepší jim poskytnout přehledný manuál a nechat je dohledávat si řešení jednotlivých kroků až ve chvíli, kdy na ně narazí?
  
  
• Okamžitá dostupnost informací. „Just-in-time“ je specifickou formou online školení. A pokud pracovníkům zajistíte nástroje, jak mít ke školení okamžitý přístup, mohou si relevantní informaci zjistit sami.
  
  
• Šetříte čas zaměstnanců i školitelů. Klasické školení se snaží pracovníky předem připravit na všechny možné eventuality. Musí mít proto široký záběr a zabere spoustu času. V rámci principu „just-in-time“ cílí školení na konkrétní situace. A díky tomu je také časově mnohem efektivnější (především na straně zaměstnanců).
  
  
• Eliminujete chyby a sjednocujete postupy. Tradiční školení ve formě teoretické přípravy vytváří svou šíří prostor pro případné chyby. „Just-in-time“ metoda naopak poskytuje pracovníkům aktuální a přesné informace, čímž prostor pro chybu zmenšuje.
  
  

Spokojenější a angažovanější pracovníci. Málokdo je šťastný, když se musí učit postupy, které později nevyužije. Když do každodenní práce zaměstnanců úspěšně začleníte princip „just-in-time“, bude mít školení efektivnější dopad. Zaměstnanci se také budou aktivněji zapojovat do vlastního rozvoje. Dohledané informace ihned využijí v praxi a díky tomu si i nové znalosti a dovednosti lépe a déle udrží.

Jak principy „just-in-time“ učení zavést ve vaší firmě tak, aby měly skutečně pozitivní dopad

V závislosti na struktuře a fungování vaší společnosti může být princip „just-in-time“ školení vhodným doplňkem vaší L&D strategie. Jak tedy filozofii „just-in-time“ efektivně začlenit do vzdělávání zaměstnanců?

1. Zjistěte, kteří pracovníci na jakých pozicích mohou z „just-in-time“ formy školení těžit. Kteří zaměstnanci se nejčastěji dostávají do situací, ve kterých by se jim hodily aktuální a konkrétní informace? Bavte se s nimi, zjišťujte, jak pracují a rozhodněte se, které pozice by z principu „just-in-time“ mohly těžit. Administrativní pracovníci by třeba mohli mít přístup k návodům, kde se vysvětlují jednotlivé funkce kancelářského softwaru. Týmoví manažeři by zase mohli využívat školení o tom, jak efektivně dávat podřízeným zpětnou vazbu.
   
   
2. Určete, jakou podobu bude „just-in-time“ učení mít. Jak budou mít pracovníci zajištěný přístup k informacím? Budou skutečně dostupné ihned? Jak se budou informace kategorizat a jak zajistíte, aby v nich mohli zaměstnanci rychle vyhledat to, co potřebují?
   
   
3. Vybudujte si znalostní základnu. Jinými slovy, zajistěte obsah, ze kterého budou zaměstnanci čerpat. Tato znalostní základna může být předdefinovaná a vytvořená někým jiným, jak tomu je například v případě externího souboru online školení ve formě videa. Druhou možností, která vyžaduje více času a peněz, je vytvořit interní databázi (interní manuály či popisy produktů), nebo zavést systém „přátel na telefonu“. Jedná se například o odborníky v rámci firmy, kteří budou ostatním pracovníkům k dispozici pro specifické dotazy.
   
   
4. Průběžně vyhodnocujte výsledky. Po zavedení principů „just-in-time“ učení situaci monitorujte a vyhodnocujte úspěšnost. V ideálním případě byste měli mít data o tom, jak často pracovníci informace vyhledávají a jak jsou ve svém hledání úspěšní. Ujistěte se, že všichni mají skutečně okamžitý přístup všude tam, kam potřebují, a zda jim platforma, přes kterou jste principy „just-in-time” realizovali, po praktické stránce vyhovuje.